Apuração do cartão de ponto - impactos do eSocial
Embora o eSocial não tenha mudado a legislação, temos que ficar atentos aos procedimentos e a rotina do departamento pessoal. Está na hora de rever e repensar o que sempre foi feito e como podemos melhorar.
O cartão de ponto ou ficha de ponto é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que é base para apuração das horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos.
Os empregadores adotaram práticas como implantação de “datas de corte” para fechamento dos cartões de ponto, tais como: de 16 de um mês a 15 do mês subsequente e o mais comum de 21 de um mês a 20 do mês subsequente, visando viabilizar o fechamento da folha de pagamento em tempo hábil.
É notório que o procedimento adotado até o momento é passível de questionamento quanto ao pagamento em atraso dos eventos ocorridos, conforme disposto na legislação:
“Art. 459 da CLT - O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne à comissões, percentagens e gratificações. § 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.”
Em muitos anos de consultoria, nunca vi autuações neste procedimento, entretanto, uma novidade trouxe esse tema a discussão, o eSocial.
Mas neste ponto, chamo a atenção a um detalhe, a legislação exige que os salários sejam pagos em período não superior a 30 dias.
Neste contexto, destaco as orientações do “Perguntas e Respostas” do eSocial – Versão 2.0 de 29 de agosto de 2014, dúvida 35:
Quando o período de apuração para exceção das horas é de 01 a 15 e o pagamento é todo dia 30, as horas extras realizadas de 16 a 30 são pagas somente no dia 30 do próximo mês, ultrapassando os 30 dias das exceções realizadas. Esse procedimento poderá ser mantido? Não. A legislação exige que os salários sejam pagos em período não superior a 30 dias. As horas extras realizadas entre os dias 16 e 30 deverão ser apuradas e pagas junto com a folha do mês vigente.
Muito embora o eSocial até o momento não preveja o envio mensal dos cartões de ponto, há situações ao longo do ano que poderão expor o procedimento ao fisco, cito como exemplo o colaborador que gozará 30 dias de férias dentre de um único mês.
Caso ele tenha horas extras do mês anterior, como serão remuneradas?
No momento do envio dos eventos S-1200 (Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social) ou S-1202 (Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previd. Social) e S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) informaremos o detalhamento dos pagamentos de férias e detalhamento dos pagamentos efetuados (inclusive horas extras, adicional noturno, etc), neste momento poderemos ser questionados, pois como é possível constar férias (30 dias) e o pagamento de horas extras ou informação de horas extras adicionadas ao banco de horas? A melhor prática a ser adotada é migrar o fechamento de ponto para que contemple o mês todo, ou seja, de 1 a 30/31 para que essas horas sejam remuneradas até o 5º dia útil subsequente.
Sei que será uma mudança e tanto nas rotinas já apertadas do departamento pessoal, mas será um esforço necessário rever o procedimento atual, a fim de evitar as eventuais multas que poderão ser aplicadas.
Fonte: Leciane Grizotti Barbosa - Advogada/Especialista trabalhista e previdenciário
